La mise en place d'un site intranet apporte de nombreux avantages. Si les collaborateurs occupent des locaux dans différents lieux géographiques, la communication est simplifiée et plus économique. Le fait de centraliser les échanges d'information, la connaissance et certains aspects de la communication en un seul espace virtuel peut représenter des gains à toutes sortes de niveaux: cohérence, temps, finances, etc. Cela représente de plus une articulation idéale pour des systèmes d'assurance qualité.

Un site intranet peut être déployé sous forme d'une solution flexible et 100% adaptée à la structure et aux besoins de toute organisation. L'espace de travail en réseau est sécurisé, hébergé sur un serveur distant, ce qui réduit les coûts auparavant inhérents à un équipement interne à l'organisation.

Les collaborateur partagent les informations nécessaires à la bonne marche de leur activité depuis leurs différents lieux de travail. Le système comprend des tables d'autorisations à niveaux multiples. Chaque employé possède un accès unique. Les niveaux d'autorisation sont organisés en cascade, et différents groupes ont accès à des niveaux d'accès spécifiques.

Un intranet bien conçu permet le partage et la gestion des connaissances et informations par le biais d'outils de gestion qui permettent la catégorisation, le stockage et l'indexation de documents et d'information, afin qu'elles soient intelligemment partagées et accessibles aux personnes appropriées.

Une solution intranet peut offrir

Un système de gestion de l'information et des connaissances.
Cela peut inclure la documentation qualité, les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation, les archives, etc.
On obtient ainsi une réduction des temps d'accès aux informations et plus d'aisance dans leur gestion leur qualité, plus de sécurité et de facilité de sauvegarde. Les redondances et les incohérences sont en grande partie éliminées, ce qui permet de réduire les coûts de gestion de l'information.
Un système de gestion de la documentation qualité permet aussi de consulter des manuels et instructions en ligne, mais aussi d'utiliser différents formulaires.
La publication de toutes sortes de contenus est accessible à chaque collaborateur autorisé : texte, html, documents, photos, graphiques, tables, tableurs, etc. On peut notamment penser à centre de documentation interne.

Un espace de collaboration.
Par espace de collaboration, il faut comprendre que les différentes ressources sont partagées en ligne entre les collaborateurs, selon des tables d'autorisation rigoureuses.

• Travail sur des documents, des projets, des rapports, etc.
• Visualisation d'avancement de projets
• Des annuaires partagés : contacts, listes de partenaires, etc.
• Forums de discussion sur les différents projets ou activités en cours.
• Fonctions de recherche avancées.
• Groupes de travail ponctuels ou fixes
• Interaction et collaboration entre utilisateurs
• Agendas de groupe et gestion des événements
• Base de données des FAQs, (Questions/réponses fréquentes)
• Possibilité de publier des journaux de bord (blogs)
• Système de courrier électronique interne
• Gestion des congés, (avec flux de travail)
• Etc.

Un système de gestion dynamique et souple.
L'intranet offre un ensemble d'outils de gestion en temps réel. Cela représente un tableau de bord dynamique et vivant de l'organisation.

• Partage des agendas. Possibilité de consulter les agendas de l'ensemble des collaborateurs, voire d'agender des rendez-vous pour eux.
• Gestion des congés, des absences.
• Un profil personnel protégé pour chaque employé, avec zone pour informations personnelles, agenda, notes...
• Un annuaire des contacts partagé par toute l'organisation
• Gestion et archivage automatique des événements
• Un système de sondages express, pour obtenir rapidement des feedbacks des collaborateurs sur différents sujets.

Un système de formation en ligne.
Par exemple, chaque nouvel employé pourra prendre connaissance des spécificités, règles et usages, et des principes de collaboration de l'organisation en suivant une formation en ligne.
Ce système peut être développé pour d'autres formations plus poussées, et intégrer des systèmes d'évaluation, mais se limite aux aspects théoriques desdites formations.

Avantages côté technique

Les sites intranet proposés reposent sur le couple / MySQL. Parmi les avantages de cette solution, on peut relever :

• Les faibles coûts d'hébergement (pas de serveur dédié).
• Les avantages indéniables du couple PHP/MySQL, qui sont des logiciels libres et gratuits, (Open source GNU) qui offrent les bénéfice d'une large base de développeurs dans le monde. Les logiciels évoluent constamment et toute mise à jour reste toujours gratuite, contrairement aux logiciels commerciaux (frais et dépendances inhérentes).
• L'architecture est extrêmement flexible, en trois parties: la partie contenu stockée dans des bases MySQL, la partie application formant un autre entité distincte et la partie présentation une autre. C'est la meilleure architecture pour garantir la sécurité des données, l'évolution du système et la flexibilité de la présentation.

Un développement par étapes

Première étape - Elaboration et recueil de matériel structurel

Elaborer la structure, en fonction de l'organisation et des processus de gestion ou d'un système qualité
- Elaboration des niveaux d'autorisation et de collaboration intranet
- Définir les différents composants logiciels du site et leur articulation
- Travail sur le design du site

Réunir le matériel structurel et les documents nécessaires
- liés aux différents éléments de gestion définis
- premiers éléments indicateurs du contenu
- préparer des canevas des informations de contenu en vue de l'étape 3.

Développer l'ensemble de la structure logicielle
- Définition et création des bases de données MySQL
- Installation et adaptation de la couche PHP
- Développement de l'interface utilisateur
- Adaptation du design à votre charte graphique
- Création et implémentation des niveaux de collaboration et de leurs autorisations
- Création des différentes bases de données des outils de gestion
- Création des différents outils de collaboration
- Création et mise en place des différents secteurs du site

Durant cette étape, les éléments de contenu réunis durant les deux premières étapes sont intégrés au site.
- Intégration des éléments existants et révisés
- Période de test

Durant cette étape, le site devient pleinement fonctionnel.
Les collaborateurs commencent à l'utiliser pleinement, et les bugs sont corrigés.
Formation des collaborateurs à l'emploi des différentes fonctionnalités du site intranet
« Hotline » pour faciliter l'adoption du système
Evaluations et corrections